Permenkes

PERMENKES 269 TAHUN  2008/Rekam Medis

Tugas Online 4 Rekam Medis ( Lely Ferawaty Pasaribu )

KELOMPOK 8

1.    LELY FERAWATY PASARIBU ( 2014-31-259 )

2.    INDAH LESTARI ( 2014-31-069)

3.    DWI UTAMI ( 2014-31-201 )

ANALISIS DESAIN FORMULIR LEMBAR MASUK DAN KELUAR RAWAT INAP (RM1) DI RUMAH SAKIT UMUM KOTA SURABAYA TAHUN 2014

ABSTRACT

Background. Sheets in and out is one form enshrined , is used as a summary of the state of the patient at admission and state hospital discharge. Based on the initial survey in the General Hospital of the city, in and out sheets used yet HVS 70 gram , pengisiaannya also means there is no choice , the incompleteness of the data points that cause a lack of legal evidence .The research objective was to identify and integrity of user complaints form RM1 , analyze design sheet form seen in and out of the physical aspects , anatomic and contents .

.

Method. used in this data collection is descriptive method, using the instruments of observation and interview guides. Objects in this study is a form sheets in and out, and subjects were 2 doctors, 5 nurses, 5 officers and 1 officer TPPRI TPPGD. The approach used is a cross setional. Methods of data processing and tabulating the editing. Presentation of data are primary data and secondary data.

Result. Based on the results of this study concluded that the physical aspect of the materials used need to be changed to HVS 80 gram due to keawaten paper , color paper used white with black ink . Anatomical aspects of the headings are in accordance with the theory . Introdution is consistent with the theory , in need of a charging order instructions . close are in accordance with the theory . Content aspects need additional data points in the history of clinical data and the name and signature of time on the field in charge .

Keywords : Form Design , Physical Aspect , Aspect Anatomic , Aspect Fill , Assembling

Bibliography: 7 pieces (1992 - 2011)

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit merupakan salah satu unit kesehatan masyarakat yang digunakan sebagai rujukan medik yang mempunyai fungsi utama menyediakan dan menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat penyembuhan, perawatan, pemulihan, pengobatan, serta pendidikan dan pelatihan. Diantaranya melalui penyelenggaraan Rekam Medis pada setiap sarana pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Dengan adanya peraturan Permenkes No: 269/Menkes/per/III/2008 rekam medis merupakan bukti mengenai adanya proses pelayanan medis kepada pasien yang dapat digunakan alat untuk analisa dan evaluasi terhadap mutu pelayanan yang diberikan Rumah Sakit.

Menurut Permenkes No: 269/Menkes/per/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan. Bentuk Rekam Medis dalam berupa manual yaitu tertulis lengkap dan jelas dan dalam bentuk elektronik sesuai ketentuan

Rekam medis terdiri atas catatan-catatan data pasien yang dilakukan dalam pelayanan kesehatan. Catatan-catatan tersebut sangat penting untuk pelayanan bagi pasien karena dengan data yang lengkap dapat memberikan informasi dalam menentukan keputusan baik pengobatan, penanganan, tindakan medis dan lainnya. Dokter atau dokter gigi diwajibkan membuat rekam medis sesuai aturan yang berlaku. Formulir ini dibuat oleh perekam medis berdasarkan formulir-formulir pendukung

(anamnesa, pemeriksaan fisik, penunjang, laporan operasi, formulir resume) dan di tandatangani oleh dokter yang merawat.

Formulir ringkasan masuk dan keluar memuat informasi yang cukup mengidentifikasi pasien, yang berarti formulir ini untuk menilai proses hasil informasi yang di dapat oleh pasien. Cara pengisiannya yaitu meliputi check box dan isian, tetapi di formulir ringkasan masuk dan keluar (RM1) banyak menggunakan check box sebagai pilihan utama dalam pengisian lembar formulir RM1. Isi pada bagian depan lembar formulir lembar masuk dan keluar (RM 1) ini terdiri atas identitas pasien, diagnosa pasien, tindakan operasi, tanda tangan dokter yang merawat pasien. Pada bagian belakang formulir terdiri atas surat keterangan kematian yg isinya tidak boleh diubah oleh petugas lain. Lembar formulir ini menggunakan kertas HVS 70 gram karena formulir ini diabadikan

Ada beberapa formulir di RSUD kota Semarang antara lain formulir ringkasan masuk dan keluar, resume, formulir asuhan keperawatan, laboratorium, formulir operasi. Data yang tercatat dalam formulir ringkasan masuk dan keluar meliputi data identitas dan data klinis. Yang berhak mengisi identitas adalah petugas pendftaran serta data klinis adalah dokter.

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas TPPRI, TPPGD, dokter, dan perawat dengan keluhan - keluhan pada formulir RM ini adalah kurang jelasnya pengelompokkan butir-butir data, sehingga mempersulit pengguna dalam melengkapi isinya. Mengingat bahwa formulir RM1 sangat penting artinya karena merupakan salah satu formulir yang diabadikan, maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul Analisis Desain Formulir Rawat Jalan Lembar Masuk dan Keluar(RM1) di RSUD Kota Semarang.

.

Menganalisis formulir lembar masuk dan keluar rawat inap (RM1) di RSUD Kota Semarang tahun 2013

METODE PENELITIAN

Variabel yang digunakan penelitian adalah desain formulir RM1 yang meliputi beberapa aspek antara lain :

1. Keluhan pengguna terhadap desain formulir RM 1

2. Kebutuhan pengguna terhadap desain formulir RM 1

3. Aspek fisik

meliputi : bahan, bentuk, ukuran, dan warna

4. Aspek anatomik

Meliputi : heading, introduction, instruction, body, dan close

5. Aspek isi

Meliputi : kelengkapan butir data dan terminologi.

Populasi :

Objek dalam penelitian ini yaitu formulir RM1 (ringkasan masuk dan keluar) yang ada di TPPRI di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang tahun 2013.

Subjek penelitian ini yaitu petugas 5 TPPRI, 1 petugas TPPGD, 2 dokter dan 5 perawat. Instrumen Yang digunakan dalam instrumen penelitian yaitu pedoman observasi yaitu sebagai acuan untuk kemudahan pada mendesain formulir RM dan pedoman wawancara tentang keluhan dan kebutuhan pengguna terhadap formulir RM1.. Data yang telah terkumpul selanjutnya diolah. Semua data yang terkumpul kemudian disajikan dalam susunan yang baik dan rapi. Yang termasuk dalam kegiatan pengolahan data adalah editing, tabulating. Medeskripsikan narasi data yang diperoleh yaitu aspek fisik, aspek anatomik, aspek isi

HASIL PENELITIAN

Aspek Fisik yaitu :

Bahan yang di gunakan yaitu kertas HVS 80 gram karena formulir RM1 diabadikan.

Bentuk yang di gunakan yaitu persegi panjang karena lebih efisien dalam penyimpanan.

Warna yang di gunakan yaitu warna dasar putih dengan tulisan tinta hitam.

Ukuran yang di gunakan panjang 33 cm dan lebar 21 cm

Aspek Anatomik

Heading = judul RM1 sudah sesuai yaitu di tengah atas.

Introduction = sudah sesuai yaitu menjelaskan tujuan atau pernyataan nama formuliryaitu “Ringkasan Masuk dan Keluar”.

Instruction = sudah ada instruksi di bagian kanan bawah hanya belum ada check list untuk cara pengisiannya agar lebih mudah.

Body = sudah sesuia dengan teori dan tidak ada penambahan apapun di lembar formulir ringkasan masuk dan keluar ( RM1).

Close = belum sesuai dengan teori karena belum adanya waktu dan tanggal pelayanan.

Aspek Isi

Kelengkapan butir data = sudah sesuai dengan kebutuhan data di lembar formulir ringkasan masuk dan keluar dan tidak perlu adanya tambahan item-item yang lain.

Terminologi = sudah sesuai dengan standar yang digunakan yaitu istilah dan singkatan pada lembar ringkasan masuk dan keluar (RM1).

Simpulan

Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan di bab iv maka di tarik kesimpulan seagai berikut :

1. Kendala petugas TPPRI, dokter, perawat, dan petugas TPPGD mengenai desain formulir RMI.1 yang dapat diketahui berdasarkan hasil kuesioner adalah dalam formulir di beri kotak-kotak, instruksi mengenai petunjuk dan untuk memudahkan petugas dalam melakukan pengisian. Terdapat beberapa kolom yang belum sesuai

dengan keinginan pengguna, yaitu nama dan nomor rekam medis di beri sekat pembatas agar penulisan rapi dan tidak berantakan.

2. Desain Formulir Lembar Masuk dan keluar (RMI.1) di lihat dari tiga aspek yaitu :

a. Aspek Fisik

Bahan formulir RMI.1 di RSUD Kota Semarang yang digunakan sudah sesuai dengan teori yaitu kertas HVS. Berat kertas sudah sesuai yaitu 70 gram. Bentuk kertas yang digunakan sudah sesuai yaitu persegi panjang menggunakan kertas lembaran satuan. Ukuran kertas yang digunakan sudah sesuai yaitu dengan panjang 33 cm dan lebar 21 cm. Warna kertas yang digunakan sudah sesuai yaitu kertas dengan warna dasar putih dengan tulisan tinta hitam.

b. Aspek Anatomik

Formulir RMI.1 di RSUD Kota Semarang komponen-komponen utama pada formulir yaitu heading, introduction, instrution, body, dan close. Heading sudah sesuai yaitu terdapat nama instansi, nama formulir, dan identitas formulir. Introduction sudah sesuai yaitu judul sudah mencerminkan tujuan formulir. Instrution sudah ada pada lembar formulir yang ada di bagian kanan bawah, hanya saja untuk pengisian tambahan check list tidak ada. Body yaitu pengelompokan butir data di antaranya, spasi, margin, jenis huruf, dan ukuran huruf sudah sesuai dengan teori. Close sudah sesui yaitu terdapat nama dan tanda tangan dokter.

c. Aspek Isi

Formulir RMI.1 di RSUD Kota Semarang terdapat butir data identitas pasein dan data klinis. Pada butir data identitas pasien sudah sesuai dan untuk data klinis sudah sesuai dengan teori. Istilah dan singkatan yang digunakan sudah sesuai untuk dokter, perawat, petugas TPPRI dan TPPGD.

A. SARAN

1. Formulir RMI.1 di RSUD Kota Semarang masih memerlukan revisi pada aspek fisik, anatomik, isi. Pada aspek anatomik perlu adanya instrution untuk penggunaan dengan check list yang di beri tanda *).

2. Merancang ulang formulir lembar masuk dan keluar (RMI.1 ) sesuai dengan teori dan kebutuhan pengguna.

 

Tugas Online 3 Rekam Medis ( Lely Ferawaty Pasaribu )

Kelompok 8

1. Indah Lestari  ( 2014-31-069)

2. Lely Ferawaty Pasaribu  ( 2014-31-259)

3. Dwie Utami  ( 2014-31-)

Sistem Pengendalian Rekam Medis (Retrieval)

Retrieval adalah pengendalian Rekam Medis baik dalam pendistribusian Rekam Medis 

dari rak penyimpanan maupun pengembalian Rekam Medis ke rak penyimpanan. Berkas 

Rekam Medis yang keluar dari tempat penyimpanan kemungkinannya didistribusikan antara 

lain :

a. Poliklinik jika pasien yang bersangkutan ingin berobat.

b. Ruang perawatan jika pasien yang bersangkutan dirawat. 

Jika sebelumnya berobat, Rekam Medis tersebut langsung didstribusikan ke ruang 

perawatan yang dituju. Sedangkan jika langsung dirawat tanpa melalui poliklinik, Rekam 

Medis pasien tersebut langsung didistribusikan dari Rak penyimpanan ke ruang perawatan.

Dipinjam untuk keperluan : 

1. Pembuatan resume

2. Jawaban konsultasi 

3. Pembuatan surat keterangan 

4. Rset lain-lain

Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter 

yang melakukan riset harus diajukan ke bagian rekam medis, setiap hari pada jam yang telah 

ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien perjanjian yang datang 

pada hari tertentu petugas membuat (mengisi)”Kartu Permintaan”. Petugas harus menulis dengan 

benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-permintaan langsung 

dari dokter, dari bagian administrasi, surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas

bagian rekam medis sendiri.

Permintaan-permintaan rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk pertolongan gawat 

darurat harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dari petugas 

bagian rekam medis harus mengisi surat permintaan. Petugas dari bagian lain yang meminta, 

harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis yang diminta ke bagian rekam medis. Surat 

permintaan biasanya berbentuk satu formulir yang berisi nama pasien dan nomor rekam 

medisnya, nama poloklinik atau nama orang yang meminta, tanggal rekam medis itu diperlukan.

Pengendalian Rekam Medis (Retrieval) yang disimpan.

Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan kembali untuk keperluan 

pelayanan, penelitian, audit dll. Agar dokumen rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan tersebut 

dapat dikendalikan sehingga mudah diketahui keberadaan dan penggunaannya. Semua dokumen rekam 

medis yang dipinjam harus dicatat dalam buku peminjaman dokumen rekam medis. Dengan demikian bisa 

dilihat tingkat penggunaan dokumen rekam medis secara umum, tujuan penggunaan dll. Juga dapat 

digunakan untuk mengukur aktifitas filing atau sebagai perencanaan tenaga dan sarana penyimpanan.

Aturan pengambilan kembali dokumen rekam medis :

a). Penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis harus sesuai dengan prosedur yang berlaku.

b). Peminjam harus datang sendiri ke unit rekam medis untuk mengisi buku peminjaman serta 

membubuhkan paraf /tanda tangan.

c). Hanya petugas rekam medis yang boleh mengambil dokumen rekam medis dalam penyimpanan.

d). Adanya petunjuk keluar (Tracer) yang diletakan sebagai pengganti pada tempat dimana dok. RM 

diambil /dikeluarkan

Penyusutan

Merupakan suatu proses pemindahan dokumen rekam medis dari aktif ke in-aktif, 

dimana dokumen rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui sejauh mana 

dokumen rekam medis tersebut tersebut mempunyai nulai guna dan tidak mempunyai nilai 

guna. Penyusutan juga bisa dilakukan pada dokumen rekam medis yang sudah rusak atau 

tidak dapat dibaca.

Pemusnahan

Menurut Depkes RI (1997) pemusnahan dokumen rekam medis merupakan suatu 

proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan 

nilai gunanya

1. Dasar Hukum

a. Peraturan pemerintah RI No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip

b. Peraturan pemerintah RI No. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan 

pemusnahan dokumen perusahaan.

c. Surat edaran Dirjen Yanmed th. 1995 No. HK. 00.06.1.5.01160 tentang 

petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip 

rekam medis di rumah sakit. 

2. Arsip Rekam Medis: Berkas yang berisikan catatan-catatan tentang identitas 

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain.

3. Arsip Rekam Medis in-aktif : berkas yang telah disimpan 5 tahun setelah tanggal 

terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien meninggal dunia.

4. Tim Rekam Medis adalah tim yang dibentuk oleh Kep.Dir.RS

Arsip yang bersifat khusus adalah Penyakit Orthopedi, prothese, jiwa, 

ketergantungan obat dan kusta.

PERMENKES No. 269/Menkes/Per/III/2008: tentang rekam medis

a. Pasal 8 ayat 1 :

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-

kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat 

atau dipulangkan.

b. Pasal 8 ayat 2

Setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilampaui, 

rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan 

medic.

Kelompok 8

1. Indah Lestari  ( 2014-31-069)

2. Lely Ferawaty Pasaribu  ( 2014-31-259)

3. Dwie Utami  ( 2014-31-)

Sistem Pengendalian Rekam Medis (Retrieval)

Retrieval adalah pengendalian Rekam Medis baik dalam pendistribusian Rekam Medis 

dari rak penyimpanan maupun pengembalian Rekam Medis ke rak penyimpanan. Berkas 

Rekam Medis yang keluar dari tempat penyimpanan kemungkinannya didistribusikan antara 

lain :

a. Poliklinik jika pasien yang bersangkutan ingin berobat.

b. Ruang perawatan jika pasien yang bersangkutan dirawat. 

Jika sebelumnya berobat, Rekam Medis tersebut langsung didstribusikan ke ruang 

perawatan yang dituju. Sedangkan jika langsung dirawat tanpa melalui poliklinik, Rekam 

Medis pasien tersebut langsung didistribusikan dari Rak penyimpanan ke ruang perawatan.

Dipinjam untuk keperluan : 

1. Pembuatan resume

2. Jawaban konsultasi 

3. Pembuatan surat keterangan 

4. Rset lain-lain

Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter 

yang melakukan riset harus diajukan ke bagian rekam medis, setiap hari pada jam yang telah 

ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien perjanjian yang datang 

pada hari tertentu petugas membuat (mengisi)”Kartu Permintaan”. Petugas harus menulis dengan 

benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-permintaan langsung 

dari dokter, dari bagian administrasi, surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas

bagian rekam medis sendiri.

Permintaan-permintaan rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk pertolongan gawat 

darurat harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dari petugas 

bagian rekam medis harus mengisi surat permintaan. Petugas dari bagian lain yang meminta, 

harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis yang diminta ke bagian rekam medis. Surat 

permintaan biasanya berbentuk satu formulir yang berisi nama pasien dan nomor rekam 

medisnya, nama poloklinik atau nama orang yang meminta, tanggal rekam medis itu diperlukan.

Pengendalian Rekam Medis (Retrieval) yang disimpan.

Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan kembali untuk keperluan 

pelayanan, penelitian, audit dll. Agar dokumen rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan tersebut 

dapat dikendalikan sehingga mudah diketahui keberadaan dan penggunaannya. Semua dokumen rekam 

medis yang dipinjam harus dicatat dalam buku peminjaman dokumen rekam medis. Dengan demikian bisa 

dilihat tingkat penggunaan dokumen rekam medis secara umum, tujuan penggunaan dll. Juga dapat 

digunakan untuk mengukur aktifitas filing atau sebagai perencanaan tenaga dan sarana penyimpanan.

Aturan pengambilan kembali dokumen rekam medis :

a). Penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis harus sesuai dengan prosedur yang berlaku.

b). Peminjam harus datang sendiri ke unit rekam medis untuk mengisi buku peminjaman serta 

membubuhkan paraf /tanda tangan.

c). Hanya petugas rekam medis yang boleh mengambil dokumen rekam medis dalam penyimpanan.

d). Adanya petunjuk keluar (Tracer) yang diletakan sebagai pengganti pada tempat dimana dok. RM 

diambil /dikeluarkan

Penyusutan

Merupakan suatu proses pemindahan dokumen rekam medis dari aktif ke in-aktif, 

dimana dokumen rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui sejauh mana 

dokumen rekam medis tersebut tersebut mempunyai nulai guna dan tidak mempunyai nilai 

guna. Penyusutan juga bisa dilakukan pada dokumen rekam medis yang sudah rusak atau 

tidak dapat dibaca.

Pemusnahan

Menurut Depkes RI (1997) pemusnahan dokumen rekam medis merupakan suatu 

proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan 

nilai gunanya

1. Dasar Hukum

a. Peraturan pemerintah RI No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip

b. Peraturan pemerintah RI No. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan 

pemusnahan dokumen perusahaan.

c. Surat edaran Dirjen Yanmed th. 1995 No. HK. 00.06.1.5.01160 tentang 

petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip 

rekam medis di rumah sakit. 

2. Arsip Rekam Medis: Berkas yang berisikan catatan-catatan tentang identitas 

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain.

3. Arsip Rekam Medis in-aktif : berkas yang telah disimpan 5 tahun setelah tanggal 

terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien meninggal dunia.

4. Tim Rekam Medis adalah tim yang dibentuk oleh Kep.Dir.RS

Arsip yang bersifat khusus adalah Penyakit Orthopedi, prothese, jiwa, 

ketergantungan obat dan kusta.

PERMENKES No. 269/Menkes/Per/III/2008: tentang rekam medis

a. Pasal 8 ayat 1 :

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-

kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat 

atau dipulangkan.

b. Pasal 8 ayat 2

Setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilampaui, 

rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan 

medic.

Tugas Online 2 Rekam Medis Rumah Sakit

TUGAS ONLINE 2

MANAJEMEN REKAM MEDIS

FAKULTAS ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

(MANAJEMEN RUMAH SAKIT)

Disusun Oleh :

Kelompok

1.     Indah Lestari                201431069

2.     Lely Ferawaty P            201431259

3.     Dwi Utami                     201431201

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

JAKARTA

2014

1.      Apa peraturan yang mengatur tentang pemusnahan RM?

1.      UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan

2.      PP no.34 / 1979 : Kearsipan

3. PERMENKES  No. 269/MenKes/Per/III/2008 : tentang MEDICAL RECORD

·         Pasal 7 ayat 1 : Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung.

·         Pasal 7 ayat 2 : Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal khusus,  dapat diterapkan sendiri .

·         Pasal 8 ayat 1 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi, dapat dimusnahkan .

·         Pasal 8 ayat 2 :Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .

·         Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373/ 1993 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

·         Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160  tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

4. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit .
5. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.   Ada 3 tahap pemusnahan:

a.   Jelaskan tahap pemindahan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis  In Aktif

a)      Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .

b)      Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang  lain/terpisah dari berkas RM aktif.

c)      Berkas  rekam  medis    inaktif  dikelompokkan  sesuai  dengan  tahun  terakhir kunjungan.

b.   Jelaskan tahap penilaian. dan jelaskan  tabel retensi yang ada?

Tata cara penilaian rekam medis yakni melakukan penyusutan rekam medis dengan melakukan pemindahan  yakni menjadikan berkas rekam medis aktif menjadi berkas medis in aktif, dengan cara :

1.      Dilihat dari kunjungan terakhir.

2.      Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain  atau terpisah dari berkas rekam medis aktif.

3.      Berkas rekam medis in aktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan.

Tata cara penilaian, yaitu :

1.      Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif.

2.      Indikator  yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif , yaitu :

a.       Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.

b.      Memperhatikan nilai gunanya, yaitu :

·         Primer : administrasi, hukum, keuangan, iptek

·         Sekunder : pembuktian dan sejarah

c.       Lembar rekam medis yang dipilah , yakni :

·         Ringkasan masuk dan keluar

·         Resume

·         Lembar operasi

·         Identifikasi bayi

·         Lembar persetujuan

·         Lembar kematian

d.      Berkas rekam medis sisa dan berkas rekam inaktif.

e.       Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.

Tabel Retensi

1.      Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis (SE 1995)

Untuk  pertama  kalinya  sebelum  melakukan  proses  pemusnahan  harus terlebih  dahulu  ditetapkan  jadwal  Retensi  Arsip  Rekam  Medis  sebagaimana berikut :

a.       Umum

Umum = Aktif 5 - 15 Tahun., In Aktif  2 -5 Tahun.

No	Kelompok	Aktif		In aktif
		Rawat Jalan	Rawat Inap	Rawat Jalan	Rawat Inap
1	Umum	5 th	5 th	2 th	2 th
2	Mata	5 th	5 th	2 th	2 th
3	Jiwa	10 th	5 th	5 th	5 th
4	Orthopaeda	10 th	10 th	2 th	2 th
5	Kusta	16 th	15 th	2 th	2 th
6	Ketergantungan Obat	15 th	15 th	2 th	2 th
7	Jantung	10 th	10 th	2 th	2 th
8	Paru	5 th	10 th	2 th	2 th

b.      Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu.

c.       KIUP + Register + Indek, disimpan permanen atau abadi.

d.      Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.

Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang  ada, antara lain untuk :

·         Riset dan edukasi

·         Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

·         Untuk kepentingan tertentu

·         Penyakit jiwa,  ketergantungan obat, Orthopaedi,  kusta,

·         Mata

·         Perkosaan

·         HIV

·         Penyesuaian  kelamin

·         Pasien orang  asing

·         Kasus adopsi

·         Bayi Tabung

·         Cangkok Organ

·         Plastik Rekontruksi

e.       Retensi berdasarkan diagnosa

·         Masing-masing  Rumah Sakit berdasarkan keputusan  Komite Rekam Medis/  Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai  guna.

·         Indikator Nilai Guna

Primer  : Adminstrsi, Hukum, Keuangan dan IPTEK.

Sekunder  : Pembuktian dan Sejarah.

c.   Jelaskan tahap pemusnahan!

Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain:

1.      Pembentukan tim pemusnah yang terdiri dari komite rekam medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, tata usaha dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.

2.      Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis terakhir.

3.      Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:

a.       Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.

b.      Dicacah dibuat menjadi bubur.

c.       Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.

4.   Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh ketua tim pemusnah dan sekretaris tim pemusnah yang diketahui oleh direktur rumah sakit.

5.   Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit, vertikal kepada Dirjen. pelayanan medik).

6.   Khusus untuk  dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan. Adapun isi dari daftar pertelaan sebagai berikut:

Tabel 2.2

Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan

No	Nomor Rekam Medis	Tahun	Jangka Waktu Penyimpanan	Diagnosis Akhir
1	2	3	4	5

Sumber: (DepKes, RI. 2006)

3.   Siapa yang melakukannya pada setiap tahap di atas?

Tim yang melakukan tahapan penilaian rekam medis yaitu tim penilai yang dibentuk dengan SK Direktur yang beranggotakan komite rekam medis atau komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait. Sedangkan tim yang melakukan tahapan pemusnahan rekam  medis yaitu komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris dan beranggotakan petugas filing.

4.      Sebelum pemusnahan ada tahap yang sering dilakukan yaitu pengalih mediaan. Jelaskan apa arti pengalih mediaan!

Pengalih median adalah suatu kegiatan mengalihkan dokumen  rekam  medis yang dianggap penting  ke dalam microfilm atau media lainnya sebelum dimusnahkan, yang sesuai dengan dokumen aslinya dan  hasil cetaknya merupakan  alat bukti yang sah sehingga dapat dilegalisasi untuk keperluan pengadilan dan kepentingan hukum lainnya.