Kelompok 8
1. Indah Lestari ( 2014-31-069)
2. Lely Ferawaty Pasaribu ( 2014-31-259)
3. Dwie Utami ( 2014-31-)
Sistem Pengendalian Rekam Medis (Retrieval)
Retrieval adalah pengendalian Rekam Medis baik dalam pendistribusian Rekam Medis
dari rak penyimpanan maupun pengembalian Rekam Medis ke rak penyimpanan. Berkas
Rekam Medis yang keluar dari tempat penyimpanan kemungkinannya didistribusikan antara
lain :
a. Poliklinik jika pasien yang bersangkutan ingin berobat.
b. Ruang perawatan jika pasien yang bersangkutan dirawat.
Jika sebelumnya berobat, Rekam Medis tersebut langsung didstribusikan ke ruang
perawatan yang dituju. Sedangkan jika langsung dirawat tanpa melalui poliklinik, Rekam
Medis pasien tersebut langsung didistribusikan dari Rak penyimpanan ke ruang perawatan.
Dipinjam untuk keperluan :
1. Pembuatan resume
2. Jawaban konsultasi
3. Pembuatan surat keterangan
4. Rset lain-lain
Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter
yang melakukan riset harus diajukan ke bagian rekam medis, setiap hari pada jam yang telah
ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien perjanjian yang datang
pada hari tertentu petugas membuat (mengisi)”Kartu Permintaan”. Petugas harus menulis dengan
benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-permintaan langsung
dari dokter, dari bagian administrasi, surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas
bagian rekam medis sendiri.
Permintaan-permintaan rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk pertolongan gawat
darurat harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dari petugas
bagian rekam medis harus mengisi surat permintaan. Petugas dari bagian lain yang meminta,
harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis yang diminta ke bagian rekam medis. Surat
permintaan biasanya berbentuk satu formulir yang berisi nama pasien dan nomor rekam
medisnya, nama poloklinik atau nama orang yang meminta, tanggal rekam medis itu diperlukan.
Pengendalian Rekam Medis (Retrieval) yang disimpan.
Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan kembali untuk keperluan
pelayanan, penelitian, audit dll. Agar dokumen rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan tersebut
dapat dikendalikan sehingga mudah diketahui keberadaan dan penggunaannya. Semua dokumen rekam
medis yang dipinjam harus dicatat dalam buku peminjaman dokumen rekam medis. Dengan demikian bisa
dilihat tingkat penggunaan dokumen rekam medis secara umum, tujuan penggunaan dll. Juga dapat
digunakan untuk mengukur aktifitas filing atau sebagai perencanaan tenaga dan sarana penyimpanan.
Aturan pengambilan kembali dokumen rekam medis :
a). Penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis harus sesuai dengan prosedur yang berlaku.
b). Peminjam harus datang sendiri ke unit rekam medis untuk mengisi buku peminjaman serta
membubuhkan paraf /tanda tangan.
c). Hanya petugas rekam medis yang boleh mengambil dokumen rekam medis dalam penyimpanan.
d). Adanya petunjuk keluar (Tracer) yang diletakan sebagai pengganti pada tempat dimana dok. RM
diambil /dikeluarkan
Penyusutan
Merupakan suatu proses pemindahan dokumen rekam medis dari aktif ke in-aktif,
dimana dokumen rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui sejauh mana
dokumen rekam medis tersebut tersebut mempunyai nulai guna dan tidak mempunyai nilai
guna. Penyusutan juga bisa dilakukan pada dokumen rekam medis yang sudah rusak atau
tidak dapat dibaca.
Pemusnahan
Menurut Depkes RI (1997) pemusnahan dokumen rekam medis merupakan suatu
proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan
nilai gunanya
1. Dasar Hukum
a. Peraturan pemerintah RI No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip
b. Peraturan pemerintah RI No. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan
pemusnahan dokumen perusahaan.
c. Surat edaran Dirjen Yanmed th. 1995 No. HK. 00.06.1.5.01160 tentang
petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip
rekam medis di rumah sakit.
2. Arsip Rekam Medis: Berkas yang berisikan catatan-catatan tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain.
3. Arsip Rekam Medis in-aktif : berkas yang telah disimpan 5 tahun setelah tanggal
terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien meninggal dunia.
4. Tim Rekam Medis adalah tim yang dibentuk oleh Kep.Dir.RS
Arsip yang bersifat khusus adalah Penyakit Orthopedi, prothese, jiwa,
ketergantungan obat dan kusta.
PERMENKES No. 269/Menkes/Per/III/2008: tentang rekam medis
a. Pasal 8 ayat 1 :
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat
atau dipulangkan.
b. Pasal 8 ayat 2
Setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilampaui,
rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan
medic.
