TUGAS ONLINE 2
MANAJEMEN REKAM MEDIS
FAKULTAS ILMU KESEHATAN
MASYARAKAT
(MANAJEMEN RUMAH SAKIT)
Disusun
Oleh :
Kelompok
1.
Indah Lestari 201431069
2.
Lely Ferawaty P 201431259
3.
Dwi Utami 201431201
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
JAKARTA
2014
1. Apa peraturan yang
mengatur tentang pemusnahan RM?
1.
UU no.7 / 1971 : Ketentuan
Pokok-Pokok Kearsipan
2.
PP no.34 / 1979 : Kearsipan
- PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008 : tentang MEDICAL RECORD
·
Pasal 7 ayat 1 : Lama
Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun
sejak tanggal terakhir pasien berkunjung.
·
Pasal 7 ayat 2 : Lama
Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal khusus, dapat
diterapkan sendiri .
·
Pasal 8 ayat 1 : Setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi, dapat dimusnahkan .
·
Pasal 8 ayat 2 :Tata cara
pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan oleh Direktorat Jenderal
Pelayanan Medik .
·
Surat Edaran DIRJEN Yanmed
No.HK.00.05.1.5.10.373/ 1993 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar
dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
·
Surat Edaran DIRJEN Yanmed
no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM
dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
- Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit .
- UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Ada 3 tahap pemusnahan:
a. Jelaskan
tahap pemindahan
Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam
Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif
a) Dilihat dari tanggal kunjungan
terakhir .
b) Setelah 5 (lima) tahun dari
kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari
berkas RM aktif.
c) Berkas rekam
medis inaktif dikelompokkan sesuai
dengan tahun terakhir kunjungan.
b. Jelaskan
tahap penilaian. dan jelaskan tabel
retensi yang ada?
Tata cara penilaian rekam medis yakni melakukan
penyusutan rekam medis dengan melakukan pemindahan yakni menjadikan berkas rekam medis aktif
menjadi berkas medis in aktif, dengan cara :
1.
Dilihat dari kunjungan terakhir.
2.
Setelah 5 tahun dari kunjungan
terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain atau terpisah dari berkas rekam medis aktif.
3.
Berkas rekam medis in aktif
dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan.
Tata cara
penilaian, yaitu :
1.
Berkas rekam medis yang dinilai adalah
berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif.
2.
Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis
inaktif , yaitu :
a.
Seringnya rekam medis digunakan
untuk pendidikan dan penelitian.
b.
Memperhatikan nilai gunanya, yaitu
:
·
Primer : administrasi, hukum, keuangan,
iptek
·
Sekunder : pembuktian dan sejarah
c.
Lembar rekam medis yang dipilah ,
yakni :
·
Ringkasan masuk dan keluar
·
Resume
·
Lembar operasi
·
Identifikasi bayi
·
Lembar persetujuan
·
Lembar kematian
d.
Berkas rekam medis sisa dan berkas
rekam inaktif.
e.
Lembar rekam medis sisa dan berkas
rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.
Tabel Retensi
1. Jadwal
Retensi Arsip Rekam Medis (SE 1995)
Untuk
pertama kalinya sebelum melakukan proses
pemusnahan harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal
Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana berikut :
a.
Umum
Umum
= Aktif 5 - 15 Tahun., In Aktif 2 -5
Tahun.
No
|
Kelompok
|
Aktif
|
In aktif
|
||
Rawat Jalan
|
Rawat Inap
|
Rawat Jalan
|
Rawat Inap
|
||
1
|
Umum
|
5 th
|
5 th
|
2 th
|
2 th
|
2
|
Mata
|
5 th
|
5 th
|
2 th
|
2 th
|
3
|
Jiwa
|
10 th
|
5 th
|
5 th
|
5 th
|
4
|
Orthopaeda
|
10 th
|
10 th
|
2 th
|
2 th
|
5
|
Kusta
|
16 th
|
15 th
|
2 th
|
2 th
|
6
|
Ketergantungan Obat
|
15 th
|
15 th
|
2 th
|
2 th
|
7
|
Jantung
|
10 th
|
10 th
|
2 th
|
2 th
|
8
|
Paru
|
5 th
|
10 th
|
2 th
|
2 th
|
b.
Anak : di retensi menurut
kebutuhan tertentu.
c.
KIUP + Register + Indek,
disimpan permanen atau abadi.
d.
Retensi berkas-berkas Rekam
Medis berdasarkan penggolongan penyakit.
Rumah
Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan
umum yang ada, antara lain untuk :
·
Riset dan edukasi
·
Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun
setelah ada ketetapan hukum
·
Untuk kepentingan tertentu
·
Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopaedi,
kusta,
·
Mata
·
Perkosaan
·
HIV
·
Penyesuaian kelamin
·
Pasien orang asing
·
Kasus adopsi
·
Bayi Tabung
·
Cangkok Organ
·
Plastik Rekontruksi
e. Retensi berdasarkan diagnosa
·
Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan
Komite Rekam Medis/ Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis
tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna.
·
Indikator Nilai Guna
Primer : Adminstrsi, Hukum,
Keuangan dan IPTEK.
Sekunder : Pembuktian dan
Sejarah.
c. Jelaskan
tahap pemusnahan!
Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara
lain:
1.
Pembentukan tim pemusnah yang terdiri
dari komite rekam medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris,
tata usaha dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang
terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.
2. Tim Pemusnah
membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan.
Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan,
jangka waktu penyimpanan dan diagnosis terakhir.
3. Cara pemusnahan
dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:
a. Dibakar dengan
menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
b. Dicacah dibuat
menjadi bubur.
c. Dilakukan oleh
pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.
4. Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan
pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh ketua tim pemusnah
dan sekretaris tim pemusnah yang diketahui oleh direktur rumah sakit.
5. Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli
disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah
sakit, vertikal kepada Dirjen. pelayanan medik).
6. Khusus untuk
dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel
yang ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis
sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan. Adapun isi
dari daftar pertelaan sebagai berikut:
Tabel 2.2
Format Daftar
Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan
No
|
Nomor Rekam Medis
|
Tahun
|
Jangka Waktu Penyimpanan
|
Diagnosis Akhir
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Sumber:
(DepKes, RI. 2006)
3. Siapa yang melakukannya pada setiap tahap di atas?
Tim yang melakukan tahapan penilaian rekam medis
yaitu tim penilai yang dibentuk dengan SK Direktur yang beranggotakan komite
rekam medis atau komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan
tenaga lain yang terkait. Sedangkan tim yang melakukan tahapan pemusnahan
rekam medis yaitu komite medis sebagai ketua, kepala
rekam medis sebagai sekretaris dan beranggotakan petugas filing.
4. Sebelum pemusnahan ada tahap
yang sering dilakukan yaitu pengalih mediaan. Jelaskan
apa arti pengalih mediaan!
Pengalih
median adalah suatu kegiatan mengalihkan dokumen rekam
medis yang dianggap penting ke
dalam microfilm atau media lainnya sebelum dimusnahkan, yang sesuai dengan
dokumen aslinya dan hasil cetaknya
merupakan alat bukti yang sah sehingga
dapat dilegalisasi untuk keperluan pengadilan dan kepentingan hukum lainnya.